EML oder MSG

Der Unterschied auf einen Blick

Die praktische Folge dieser Tabelle steht in der letzten Zeile. Wer Korrespondenz über Jahre nachweisbar halten muss, sollte sie als .eml ablegen: das Format ist dokumentiert, nicht an ein Programm gebunden und auch dann noch lesbar, wenn niemand mehr die Outlook-Version von heute betreibt.

Woran Sie erkennen, was Sie vor sich haben

• Die Endung — der erste, aber unzuverlässigste Hinweis. Manche Systeme schreiben Endungen beim Weiterleiten um.
• Der Anfang der Datei — öffnen Sie sie in einem Texteditor. Beginnt sie mit lesbaren Zeilen wie Received:, From: oder MIME-Version:, ist es eine .eml-Datei. Erscheint stattdessen Kauderwelsch mit vereinzelten Wortfragmenten, ist es ein OLE2-Container, also .msg.
• Die Herkunft — kommt die Datei aus Outlook, ist es fast immer .msg; kommt sie aus Thunderbird, Apple Mail oder einem Webmail-Export, fast immer .eml.

Für die Nutzung des Viewers brauchen Sie diese Unterscheidung nicht: das Format wird an der Signatur der Datei erkannt, nicht an der Endung. Eine umbenannte Datei wird trotzdem korrekt gelesen.

Welches Format Sie wann bekommen

Sie wählen das Format meist nicht aus — es ergibt sich daraus, wer die Datei erzeugt hat. Das erklärt, warum in manchen Häusern ausschließlich .msg-Dateien herumliegen und in anderen nie eine auftaucht.

• Aus Outlook gezogen oder über Speichern unter abgelegt — .msg.
• Aus Thunderbird oder Apple Mail gezogen — .eml.
• Aus Gmail heruntergeladen — .eml.
• Als Anhang weitergeleitet — in der Regel .eml, weil die Nachricht dabei in der Form übertragen wird, in der sie über das Netz gelaufen ist. Outlook hängt sie allerdings als .msg an, wenn das Rich-Text-Format eingestellt ist.
• Aus einem Archiv- oder Ticketsystem exportiert — meist .eml, weil der offene Standard in solchen Systemen die Regel ist.

Im Alltag heißt das: wer mit Outlook arbeitet, verteilt .msg, und alle anderen können damit nichts anfangen. Das ist derselbe Mechanismus, der auch winmail.dat erzeugt — ein hauseigenes Format, das nach außen gegeben wird.

Warum Umbenennen nicht funktioniert

Der naheliegende Gedanke — die Endung von .msg auf .eml ändern und fertig — führt zu nichts. Eine Endung ist nur ein Namensbestandteil; sie ändert kein Byte am Inhalt. Eine umbenannte .msg-Datei ist weiterhin ein OLE2-Container, der nun aber auch von den Programmen abgelehnt wird, die ihn zuvor hätten öffnen können.

Wer wirklich umwandeln muss, hat zwei verlässliche Wege: die Nachricht in Outlook öffnen und von dort neu speichern oder weiterleiten — oder, wenn es nur um den Nachweis geht, die Nachricht als PDF exportieren. Das PDF ist formatunabhängig und auf jedem Gerät lesbar.

Wenn im Archiv beide Formate liegen

In gewachsenen Ablagen liegen meist beide Formate nebeneinander: die älteren Vorgänge als .msg, weil sie aus Outlook gezogen wurden, die neueren als .eml, weil sie aus einem Ticket- oder Archivsystem kommen. Wer darin etwas wiederfinden muss, stößt zwangsläufig auf Dateien, für die am jeweiligen Arbeitsplatz kein Programm zuständig ist.

Zwei Gewohnheiten helfen dauerhaft. Erstens: beim Ablegen einen aussagekräftigen Dateinamen vergeben — Datum, Gegenstelle, Thema. Beide Formate tragen den Betreff nur im Inneren, und ein Verzeichnis voller ATT00001 ist nicht durchsuchbar. Zweitens: zu Vorgängen, die wirklich zählen, zusätzlich ein PDF ablegen. Das Original bleibt als Datei erhalten, und das PDF ist das, was ohne Spezialsoftware gelesen werden kann.

Was der Viewer aus beiden Formaten herausholt

Aus einer .eml-Datei: Kopfzeilen, Nachrichtentext und Anhangsliste vollständig, einschließlich der protokollierten Prüfergebnisse zu SPF, DKIM und DMARC.

Aus einer .msg-Datei dasselbe, mit einer Einschränkung, die wir offen benennen: Outlook legt den HTML-Textkörper häufig in komprimiertem RTF ab, und diese Kompression lösen wir nicht auf. In solchen Fällen wird die Nur-Text-Fassung angezeigt — der Wortlaut ist vollständig, die optische Formatierung kann fehlen. Einzelheiten dazu in MSG-Datei öffnen.

Nicht gelesen werden Postfachformate — .mbox und .pst — sowie winmail.dat-Blöcke.

Häufige Fragen