MSG-Datei öffnen

Was eine MSG-Datei von einer EML-Datei unterscheidet

Beide enthalten eine einzelne E-Mail — aber auf grundlegend verschiedene Weise. Eine .eml-Datei ist Text nach dem offenen Standard RFC 5322. Eine .msg-Datei ist ein OLE2-Container, also ein kleines Dateisystem in einer Datei, wie es Microsoft seit den Neunzigern auch für alte Word- und Excel-Dokumente benutzt. Darin liegen die Bestandteile der Nachricht als einzelne benannte Datenströme.

Die Datei entsteht, wenn in Outlook eine Nachricht über Datei → Speichern unter abgelegt oder einfach aus der Nachrichtenliste auf den Desktop gezogen wird. In Kanzleien, in der Personalabteilung und im Support ist das die üblichste Art, einen E-Mail-Verkehr zu dokumentieren.

Der Preis dieser Bequemlichkeit zeigt sich später: wer kein Outlook hat, hat eine Datei, für die praktisch kein Programm zuständig ist. Auf dem Mac, auf dem Smartphone und in jedem Webmail-Postfach bleibt sie geschlossen.

Im Browser lesen

1. Speichern Sie die .msg-Datei lokal, falls sie als Anhang angekommen ist.
2. Ziehen Sie sie in den Ablagebereich des Viewers oder klicken Sie hinein, um sie auszuwählen.
3. Absender, Empfänger, Betreff, Datum, Textkörper und Anhangsliste erscheinen.

Das Format wird an der Signatur der Datei erkannt, nicht an der Endung. Eine .msg-Datei, die unterwegs in .eml umbenannt wurde — oder umgekehrt —, wird trotzdem korrekt gelesen. Das ist häufiger als man denkt, weil manche Systeme Endungen beim Weiterleiten umschreiben.

Die Verarbeitung läuft vollständig in Ihrem Browser. Es gibt keinen Upload, keine Serverkopie und kein Konto — bei dokumentierter Korrespondenz der entscheidende Unterschied zu Konvertierungsdiensten, die Ihre Datei erst einmal entgegennehmen.

Eine Grenze, die wir offen benennen

Zwei weitere Dinge, die dieser Viewer nicht tut: er öffnet keine .pst-Archive — das sind ganze Postfächer, keine einzelnen Nachrichten — und er entpackt keine winmail.dat-Blöcke.

Was in dem Container tatsächlich liegt

Ein Blick in den Aufbau erklärt, warum .msg-Dateien sich so sperrig verhalten. Im OLE2-Container liegen die Bestandteile der Nachricht als einzelne benannte Datenströme nebeneinander — je einer für den Betreff, den Absender, jede Empfängeradresse, den Nur-Text-Körper, den RTF-Körper, die ursprünglichen Internet-Kopfzeilen und jeden Anhang. Die Namen dieser Ströme sind nicht sprechend, sondern bestehen aus Kennziffern von Outlook-Eigenschaften.

Daraus folgen zwei Dinge, die im Alltag auffallen. Erstens: eine .msg-Datei ist fast immer größer als dieselbe Nachricht als .eml, weil der Textkörper doppelt darin steckt und der Container selbst Verwaltungsdaten mitführt. Zweitens: die technischen Kopfzeilen sind in einem eigenen Strom abgelegt, nicht als Dateianfang — weshalb ein Texteditor bei .msg nicht einmal die Kopfzeilen zeigt, während er sie bei .eml im Klartext anzeigt.

Der Viewer liest genau diese Ströme aus und setzt daraus die Nachricht zusammen: Kopfzeilen, Textkörper und Anhangsliste mit Namen, Typ und Größe.

Wann Sie besser als .eml speichern

Wer die Wahl hat — etwa beim Archivieren eigener Korrespondenz —, sollte sie bewusst treffen. .msg ist bequem, solange Outlook im Haus ist. .eml ist der offene Standard und bleibt auch dann lesbar, wenn die Arbeitsumgebung in fünf Jahren anders aussieht.

• Vorgang muss jahrelang nachweisbar bleiben — .eml, ergänzt durch einen PDF-Export für die Akte.
• Datei geht an jemanden außer Haus — .eml oder PDF. Eine .msg-Datei an einen Mac- oder Linux-Arbeitsplatz zu schicken erzeugt nur die nächste Rückfrage.
• Datei bleibt im eigenen Outlook-Umfeld — .msg genügt und erhält auch Outlook-eigene Eigenschaften wie Kategorien und Nachverfolgungskennzeichen.

Eine bereits vorhandene .msg-Datei lässt sich nicht durch Umbenennen in das offene Format überführen — die Gründe stehen in EML oder MSG.

Die anderen Wege, und was sie kosten

• Outlook — der vollständige Weg, wenn es verfügbar ist. Doppelklick genügt.
• Umbenennen in .eml — funktioniert nicht. Es sind zwei verschiedene Formate, nicht zwei Endungen für dasselbe. Was dabei herauskommt, öffnet gar nichts mehr.
• Den Absender um eine .eml-Fassung bitten — zuverlässig, aber nur möglich, solange die Nachricht noch in einem Postfach liegt.
• Online-Konverter — die meisten laden die Datei auf einen fremden Server. Bei Korrespondenz, die genau deshalb archiviert wurde, weil sie vertraulich ist, ist das die falsche Richtung.

Welches Format Sie überhaupt vor sich haben und wofür sich welches eignet, ist in EML oder MSG gegenübergestellt.

Häufige Fragen