EML in PDF umwandeln

Q: Funktioniert das auch mit .msg-Dateien aus Outlook?

Ja. Bei .msg-Dateien kann der Textkörper als Nur-Text erscheinen, weil Outlook die HTML-Fassung häufig in komprimiertem RTF ablegt, das wir nicht auflösen. Wortlaut, Kopfzeilen und Anhangsliste sind vollständig.

Aus einer gespeicherten E-Mail ein Dokument machen, das sich ablegen, drucken und weitergeben lässt — ohne sie einem Konvertierungsdienst zu überlassen.

E-Mail in ein PDF umwandeln

Ziehen Sie die .eml- oder .msg-Datei hinein, prüfen Sie am Bildschirm, dass es die richtige Nachricht ist, und exportieren Sie. Die Umwandlung läuft in Ihrem Browser.

Konverter öffnen

Lesen ist kostenlos. Der Export ist kostenpflichtig — siehe Preise.

Warum ein PDF und nicht die Originaldatei

Eine .eml-Datei ist für ein Mailprogramm hervorragend und für alle anderen nutzlos. Sie lässt sich nicht an eine Akte anfügen, in kein Dokumentenmanagementsystem einstellen und an niemanden schicken, der kein Mailprogramm benutzt — und in einem Jahr ist möglicherweise das Programm verschwunden, das sie heute öffnet.

Ein PDF hat keines dieser Probleme. Es lässt sich auf jedem Gerät öffnen und vorhersehbar ausdrucken, und es hält Kopfzeilen, Nachrichtentext und Anhangsliste auf einem Dokument zusammen, das ein Mensch, ein Gericht oder eine Prüferin ohne Spezialsoftware lesen kann. Für Fristen, Nachweise und Buchhaltungsbelege ist das der Unterschied zwischen einer Datei und einem Dokument.

So geht es

Ziehen Sie die .eml- oder .msg-Datei in den Konverter.
Prüfen Sie die Nachricht am Bildschirm: Absender, Empfänger, Datum, Betreff und Anhänge.
Wählen Sie PDF herunterladen.

Das PDF beginnt mit dem Kopfzeilenblock, darunter folgt der Nachrichtentext und anschließend die Liste der Anhänge mit Namen und Größen. Diese drei Teile machen aus einer gespeicherten E-Mail einen brauchbaren Nachweis statt einer bloßen Momentaufnahme: ohne Kopfzeilen fehlt der Zeitstempel, ohne Anhangsliste bleibt offen, was mitgeschickt wurde.

Das Öffnen und Lesen ist kostenlos und in der Anzahl nicht begrenzt. Kostenpflichtig sind der PDF-Export und das Herunterladen der Anhänge; die Konditionen stehen auf Preise.

Der Punkt, den die meisten Konverter nicht erwähnen

Wohin Ihre Nachricht geht

Die üblichen Online-Konverter arbeiten so: Ihre Datei wird auf deren Server geladen, dort umgewandelt, und Sie bekommen einen Link. Das ist eine Kopie einer privaten Nachricht auf einem fremden Rechner, so lange gespeichert, wie die Aufbewahrungsregeln dieses Anbieters es vorsehen — und nachvollziehen können Sie das nicht.

Hier läuft die Umwandlung im Browser. Es wird nichts hochgeladen, und Sie können es überprüfen: öffnen Sie den Netzwerk-Tab der Entwicklerwerkzeuge und beobachten Sie die Umwandlung. Es geht keine Anfrage hinaus, die die Nachricht enthält.

Bei einem Urlaubsfoto ist diese Unterscheidung akademisch. Bei einem Vertrag, einer Lohnabrechnung oder einer Nachricht mit personenbezogenen Daten Dritter ist sie die ganze Frage — und nach DSGVO auch Ihre Verantwortung, nicht die des Konverters.

Erst die Datei, dann das PDF

Häufig liegt die Nachricht noch im Postfach und nicht als Datei auf der Festplatte. Der Zwischenschritt ist schnell erledigt, unterscheidet sich aber je nach Umgebung:

Gmail im Browser — die Nachricht öffnen und im Dreipunkt-Menü der einzelnen Nachricht (die drei Punkte rechts oben in der Nachricht, nicht in der Werkzeugleiste des Postfachs) Nachricht herunterladen wählen. Es entsteht eine .eml-Datei.
Thunderbird — die Nachricht aus der Liste auf den Desktop ziehen. Das Ergebnis ist eine .eml-Datei.
Apple Mail — ebenso: Nachricht aus der Liste in den Finder ziehen.
Klassisches Outlook — Datei → Speichern unter oder die Nachricht aus der Liste herausziehen. Dabei entsteht eine .msg-Datei, die der Konverter ebenfalls liest.

Soll die Nachricht als Nachweis dienen, ist dieser Weg dem Weiterleiten vorzuziehen: beim Weiterleiten im Nachrichtentext entsteht eine Abschrift, beim Speichern als Datei bleibt das Original mit allen Kopfzeilen erhalten.

Die Wege über Ihr Mailprogramm

Drucken nach PDF — in jedem Mailprogramm und in jedem Browser über den Druckdialog möglich: als Drucker „Als PDF speichern“ bzw. „Microsoft Print to PDF“ wählen. Ergebnis ist eine Bildschirmabbildung der Nachricht; der technische Kopfzeilenblock fehlt dabei in der Regel.
Thunderbird — die gespeicherte Nachricht öffnen und über den Druckdialog nach PDF ausgeben.
Outlook — ebenfalls über den Druckdialog. Die Formatierung der Ausgabe lässt sich dabei nur begrenzt beeinflussen.

Der Druckweg genügt, wenn es nur um den Wortlaut geht. Sobald der Nachweis die Zustellkette, den Zeitstempel oder die Prüfergebnisse zu SPF, DKIM und DMARC enthalten soll, reicht eine Bildschirmabbildung nicht — dann brauchen Sie einen Export, der die Kopfzeilen mitnimmt.

Häufige Fragen

Wird meine E-Mail dabei hochgeladen?

Nein. Das Auslesen der Datei und die Erzeugung des PDF laufen in Ihrem Browser. Die Nachricht erreicht keinen Server, und es existiert keine Kopie außerhalb Ihres Geräts.

Enthält das PDF auch die Anhänge?

Das PDF enthält die Nachricht und die Liste der Anhänge mit Namen und Größen. Die Anhänge selbst werden einzeln heruntergeladen, nicht in das PDF eingebettet.

Funktioniert das auch mit .msg-Dateien aus Outlook?

Ja. Bei .msg-Dateien kann der Textkörper als Nur-Text erscheinen, weil Outlook die HTML-Fassung häufig in komprimiertem RTF ablegt, das wir nicht auflösen. Wortlaut, Kopfzeilen und Anhangsliste sind vollständig.

Kann ich mehrere E-Mails auf einmal umwandeln?

Die Umwandlung läuft pro Nachricht. Mehrere Dateien gehen nacheinander — mit einem Jahreszugang ohne weitere Kosten pro Datei.

Ist das PDF für eine Behörde oder ein Gericht verwendbar?

Es gibt die Nachricht samt Kopfzeilen und Anhangsliste vollständig wieder und ist damit als Beleg lesbar. Eine qualifizierte elektronische Signatur oder einen Zeitstempel enthält es nicht — wenn das gefordert ist, muss die Signatur gesondert hinzugefügt werden.