winmail.dat: cos'è e come aprirlo

Che cos'è winmail.dat

winmail.dat è un allegato in formato TNEF, sigla di Transport Neutral Encapsulation Format, generato da Microsoft Outlook e da Exchange. Non è il documento che ti aspettavi: è un pacchetto che contiene la formattazione del messaggio e, soprattutto, tutti i veri allegati dell'email.

Il PDF, il DOCX, la fattura, il preventivo: non sono andati persi e non sono stati dimenticati. Sono dentro quel file. Il problema è che il TNEF è un formato Microsoft, e i programmi di posta che non lo conoscono — Gmail dal browser, Apple Mail, Thunderbird, la webmail del tuo provider, la posta dell'iPhone — non sanno scompattarlo: ti mostrano un unico allegato con un nome che non dice nulla e un'estensione che il sistema non sa associare a niente.

La dimensione è un buon indizio di cosa contiene. Un winmail.dat di pochi kilobyte porta solo la formattazione del testo, e in quel caso non ti stai perdendo nulla di importante. Uno da centinaia di kilobyte o da qualche megabyte contiene documenti veri, e vale la pena aprirlo.

Perché ricevi winmail.dat invece degli allegati

Perché il mittente ha inviato il messaggio nel formato RTF Microsoft — nelle opzioni di Outlook si chiama "Rich Text Format" o "Formato RTF" — invece che in HTML o in Testo normale. In quel formato Outlook impacchetta gli allegati nel TNEF, dando per scontato che chi legge usi Outlook.

La parte importante: chi lo riceve non ha colpa e non può risolverlo cambiando le proprie impostazioni. Il problema nasce alla partenza, e nella quasi totalità dei casi il mittente non sa di averlo causato: ha scritto una mail normale, con un allegato normale, e dal suo lato tutto è arrivato perfettamente perché il suo Outlook sa leggere il proprio pacchetto.

• Un'impostazione predefinita dimenticata — il formato RTF resta attivo su vecchi profili Outlook o su installazioni configurate anni prima da un amministratore.
• Un contatto salvato in rubrica con il formato sbagliato — in Outlook la preferenza di formato si può impostare per singolo contatto, e resta lì anche quando l'impostazione generale è HTML.
• Una firma digitale o un voto/richiesta di riunione — alcune funzioni di Outlook forzano l'RTF perché hanno bisogno di trasportare proprietà che l'HTML non prevede.
• Un server Exchange configurato per usare il TNEF anche verso l'esterno: in questo caso il singolo utente non può farci nulla, serve l'amministratore.

Come aprirlo e recuperare i file

Serve uno strumento che sappia scompattare il TNEF. Se hai il messaggio originale, la via più rapida è salvarlo in formato .eml e aprirlo con EML Viewer: il contenuto viene letto nel browser, gli allegati vengono elencati e li scarichi singolarmente. Niente da installare, niente registrazione, e il file non lascia il tuo dispositivo.

1. Salva l'intera email in formato .eml

   Non l'allegato: il messaggio. In Thunderbird e Apple Mail con File → Salva come; in Gmail dal menu dei tre punti del messaggio con "Scarica messaggio"; in Outlook scegliendo il formato "Solo testo" o "EML" nel salvataggio, oppure trascinando il messaggio sul desktop e usando il file .msg ottenuto.

2. Trascinalo in EML Viewer

   Apri emlviewer.app e trascina il file nell'area di caricamento. L'analisi avviene nel browser: puoi controllarlo aprendo il pannello Rete degli strumenti sviluppatore e verificando che non parta nessuna richiesta col contenuto del file.

3. Leggi il messaggio e l'elenco degli allegati

   Compaiono mittente, destinatari, data, oggetto e il testo del messaggio, con l'elenco degli allegati presenti nell'email, ciascuno con nome e dimensione.

4. Scarica i documenti che ti servono

   Gli allegati si scaricano uno per uno. Se ti serve conservare anche il messaggio, puoi convertire l'email in PDF e archiviare testo e intestazioni insieme.

Cosa si può recuperare e cosa no

EML Viewer legge file .eml: il punto di partenza deve essere l'email, non l'allegato isolato. Se hai solo il winmail.dat salvato sul desktop, senza il messaggio che lo conteneva, qui non lo apri: va recuperato il messaggio originale dal programma di posta o dalla webmail e salvato in formato .eml.

Preferiamo dirlo chiaramente invece di prometterti una funzione che non c'è. Le due situazioni si distinguono così.

• Hai ancora il messaggio nella casella — salvalo come .eml e aprilo: leggi il testo e vedi gli allegati contenuti nell'email. È il caso normale.
• Hai solo il winmail.dat sul disco — recupera il messaggio dalla casella, anche dal cestino o dagli elementi archiviati, e riparti dal punto precedente.
• Il messaggio non esiste più da nessuna parte — la strada più affidabile è chiedere al mittente di reinviarlo in formato HTML. Ci mette dieci secondi e risolve anche per il futuro.

Se vuoi capire come è fatto il file da cui stai partendo — intestazioni, corpo, allegati in Base64 — c'è una pagina dedicata alla struttura dei file EML.

Risolvere alla radice: cosa deve fare il mittente

La soluzione definitiva è una sola: il mittente deve inviare in HTML o in Testo normale invece che in RTF Microsoft. È una modifica di due clic in Outlook e non cambia nulla nell'aspetto delle sue email.

• Per tutti i messaggi futuri — in Outlook, File → Opzioni → Posta → sezione "Componi messaggi": impostare "Componi messaggi in questo formato" su HTML.
• Per il messaggio che sta scrivendo — nella finestra del nuovo messaggio, scheda Formato testo → HTML (o Testo normale).
• Per un singolo destinatario problematico — aprire il contatto nella rubrica e attivare l'opzione di invio in formato Internet anziché in RTF Outlook.
• A livello di server — su Exchange l'amministratore può disattivare il TNEF per i destinatari esterni, così nessun utente dell'organizzazione può più causare il problema.

Vale la pena segnalarlo: se il mittente è un fornitore, uno studio o un ufficio, molto probabilmente sta mandando winmail.dat a decine di persone senza che nessuno glielo abbia mai detto.

Perché evitare i convertitori online generici

Perché caricano il tuo file sui loro server, e un winmail.dat contiene esattamente il genere di documenti che non vanno consegnati a terzi: contratti, fatture, buste paga, perizie, dati di clienti. Se c'è un caso in cui l'upload non conviene, è questo.

I servizi più diffusi di conversione — FreeConvert, Zamzar, CoolUtils, PDFCandy e simili — funzionano tutti nello stesso modo: il file viene trasmesso, elaborato su una macchina remota e conservato per un certo tempo secondo condizioni che nessuno legge. Il documento esce dal tuo controllo nel momento in cui premi "carica".

EML Viewer non ha un server che elabora i file, perché tutto il lavoro avviene nel browser. Non è una dichiarazione da prendere sulla fiducia: apri gli strumenti sviluppatore, scheda Rete, e carica il file. Non vedrai nessuna richiesta che porti fuori il contenuto. La nostra informativa descrive cosa succede in ogni passaggio.

winmail.dat non è ATT00001.txt

Sono due problemi diversi, spesso confusi perché arrivano dalla stessa area. Il winmail.dat è un contenitore di allegati; i file ATT00001.txt o ATT00001.htm sono la versione degradata del corpo del messaggio, prodotta da alcuni gateway di posta che riscrivono il messaggio nel passaggio.

• winmail.dat — formato TNEF, contiene la formattazione e gli allegati veri. Vale la pena aprirlo, perché dentro c'è il tuo documento.
• ATT00001.txt / .htm — un pezzo del testo o della firma del messaggio trasformato in allegato. Si apre con qualsiasi editor o browser, ma di solito non contiene niente di utile: è rumore.
• Message.html, Mime.822, Untitled attachment — altre varianti dello stesso fenomeno, cambia solo il nome scelto dal sistema che le ha generate.

In entrambi i casi, aprire l'email originale in formato .eml è il modo più diretto di vedere com'è composta davvero e cosa contiene: la guida di partenza è come aprire un file EML. Se il messaggio ti è arrivato come .msg di Outlook, invece, vedi aprire i file MSG.

Domande frequenti